The Chaos Before the Order
ก่อนที่เมย์จะได้ promote ขึ้นเป็น team lead ระบบ Figma หลังบ้านของทีมค่อนข้างขาดการดูแลรักษา ใครจะกดชวนใครเข้ามาดูไฟล์ก็ได้ ไฟล์บางตัวเปิด public ไว้โดยที่ไม่ได้รับการจัดการที่ถูกต้อง แถม partner/stakeholder บางคนยังใช้ public email ของส่วนตัวเข้ามาดูไฟล์งานได้ ซึ่งมันมีความเสี่ยง data breach risk มากๆ เพราะเราไม่มีทางรู้เลยว่า PIC หรือ contractor คนนั้นจะหมดสัญญาหรือลาออกไปวันไหน การปล่อยให้ความลับขององค์กรรั่วไหลผ่านอีเมลส่วนตัวเป็นเรื่องอันตรายมาก มันจะต้องไม่เกิดขึ้นตอนที่เมย์เป็นคนดูแลค่ะ!
Building the Rules
พอเมย์ได้เข้ามาคุมสิทธิ์ Main Admin สิ่งแรกที่ทำคือรื้อและจัดระเบียบโครงสร้างการเข้าถึงไฟล์ใหม่ทั้งหมด โดยตั้งกฎเหล็กแบบเท่าเทียมกัน ไม่ว่าตำแหน่งจะใหญ่หรือเล็กแค่ไหน 1. ล็อกโดเมนอีเมล - ทุกคนต้องใช้อีเมลบริษัทหรือบริษัทในเครือเท่านั้น หากเป็น external partner ก็ต้องใช้โดเมนทางการของบริษัท partner รายนั้นๆ ห้ามใช้ email ส่วนตัวเด็ดขาด 2. เคลียร์สิทธิ์ Viewer ถาวร - เมย์ไล่เช็คทุกคน ปิด Public ทุกไฟล์ คนไหนไม่ใช่คนที่มีความจำเป็นต้องลงมือแก้ไขงาน เมย์ปรับสิทธิ์เป็น Viewer ทั้งหมด และสร้างกฎว่าหากไม่ได้ Active เกินกว่า 1 เดือน จะถูกตัดสิทธิ์ออกจาก Figma Team ทันที เพื่อความปลอดภัยขั้นสูงสุด
The ROI of Common-Sense Operations
ท้ายที่สุดแล้วเราสามารถอุดรอยรั่วเรื่อง data breach ได้ 100% แถมยังช่วยประหยัดงบประมาณของทีมลงไปได้มหาศาล เมย์เป็นคนที่ชอบจัดการและช่วยเหลือเรื่องแบบนี้ที่สุด แล้วพึ่งมารู้ตอนหลังๆ ว่าการจัดการอะไรแบบนี้ในทีมดีไซน์ ที่ไม่ได้เกี่ยวกับงานดีไซน์ มันคือ DesignOps ถึงแม้มันจะเป็นเรื่องเล็กๆ ที่ถูกมองข้าม แต่มันก็ได้ช่วยเหลือบริษัท และทำให้งานของคนในทีมและ stakeholder น้อยลง และสิ่งนี้ทำให้เมย์เรียนรู้ว่า บางครั้งการทำงานก็ไม่ได้ขึ้นอยู่กับการสร้างระบบอัตโนมัติที่ซับซ้อนเลย... แต่ขึ้นอยู่กับการที่ Manager มีความเด็ดขาด กล้าเข้าไปจัดระเบียบ Routine ง่าย ๆ หลังบ้านให้จบอย่างมีระบบ และช่วยองค์กรเซฟเงินได้จริงๆ ค่ะ